Một chủ đầu tư khu nhà xưởng cho thuê tại Bình Dương kể câu chuyện đáng lưu ý: hồ sơ thẩm duyệt thiết kế PCCC bị Phòng Cảnh sát PCCC&CNCH cấp tỉnh trả về 3 lần liên tiếp trong gần 4 tháng. Lần đầu bị trả vì nộp sai cấp thẩm duyệt — công trình thuộc thẩm quyền của Cục Cảnh sát PCCC&CNCH theo Luật 55/2024/QH15 chứ không phải cấp tỉnh. Lần thứ hai bị trả vì hồ sơ thiếu Bản vẽ chi tiết hệ thống chữa cháy ngoài nhà và thiếu Bản tính toán cấp nước chữa cháy theo biểu mẫu mới của Thông tư 36/2025/TT-BCA. Lần thứ ba bị trả vì giấy phép hành nghề của đơn vị tư vấn thiết kế đã hết hạn 18 ngày trước thời điểm nộp hồ sơ. Mỗi lần trả về chậm 30-45 ngày tiến độ. Đến lần thứ ba, chủ đầu tư đành thuê đơn vị tư vấn pháp lý PCCC chuyên nghiệp tiếp quản — hồ sơ qua thẩm duyệt sau 22 ngày làm việc kể từ lần nộp tiếp theo. Tổng thiệt hại do trễ tiến độ: gần 5 tháng và một khoản tiền lớn nhiều lần phí dịch vụ pháp lý. Khung pháp lý mới có hiệu lực từ 01/07/2025 — Luật PCCC&CNCH 55/2024/QH15, Nghị định 105/2025/NĐ-CP và bộ Thông tư 36+37/2025/TT-BCA — đã thay đổi căn bản quy trình thẩm duyệt thiết kế và nghiệm thu PCCC. Phân cấp thẩm quyền mới, biểu mẫu hồ sơ mới, danh mục công trình thuộc diện thẩm duyệt mới. Mỗi sai sót ở khâu hành chính có thể tính bằng tháng tiến độ và bằng dòng tiền chậm về.
Vấn đề thực tế
1. Không biết hồ sơ thuộc thẩm quyền của Cục hay Phòng Cảnh sát PCCC&CNCH
Theo Luật 55/2024/QH15 và Nghị định 105/2025/NĐ-CP, thẩm quyền thẩm duyệt thiết kế PCCC được phân cấp giữa Cục Cảnh sát PCCC&CNCH (Bộ Công an) và Phòng Cảnh sát PCCC&CNCH cấp tỉnh — căn cứ theo nhóm công trình, quy mô, mức độ nguy hiểm cháy nổ. Có công trình thuộc thẩm quyền Trung ương, có công trình thuộc thẩm quyền địa phương, có công trình thuộc thẩm quyền của cả hai cấp tùy giai đoạn dự án. Chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn thiếu kinh nghiệm thường nộp nhầm cấp — hồ sơ bị trả về với lý do "không thuộc thẩm quyền". Khi đó phải lấy lại hồ sơ, làm thủ tục nộp lại ở cơ quan đúng — mất thêm 15-30 ngày làm việc chỉ vì sai cửa nộp.
2. Danh mục hồ sơ thẩm duyệt thiếu thành phần theo Thông tư 36/2025/TT-BCA
Thông tư 36/2025/TT-BCA ban hành biểu mẫu mới cho hồ sơ thẩm duyệt thiết kế PCCC — thay thế các biểu mẫu cũ theo Thông tư 149/2020/TT-BCA. Danh mục tài liệu nhiều hơn và yêu cầu chi tiết hơn: đơn đề nghị thẩm duyệt theo mẫu mới, văn bản chấp thuận chủ trương đầu tư hoặc giấy phép xây dựng (nếu có), bản sao công chứng giấy phép hành nghề tư vấn thiết kế PCCC còn hiệu lực, hồ sơ năng lực của đơn vị tư vấn thiết kế, bản vẽ thiết kế và thuyết minh kỹ thuật đầy đủ, bản tính toán hệ thống cấp nước chữa cháy, bản tính toán hệ thống báo cháy tự động, sơ đồ thoát nạn, danh mục thiết bị PCCC kèm chứng nhận hợp quy. Đơn vị thiết kế quen với biểu mẫu cũ thường nộp thiếu — văn bản trả hồ sơ liệt kê 3-7 lỗi mỗi lần, mỗi lần khắc phục chậm thêm 30-45 ngày làm việc.
3. Không có người đủ chuyên môn bảo vệ phương án trước Hội đồng thẩm duyệt
Quy trình thẩm duyệt thiết kế PCCC không chỉ là nộp giấy chờ duyệt. Trong nhiều trường hợp, chuyên viên thẩm duyệt yêu cầu đơn vị tư vấn thiết kế đến làm việc trực tiếp để giải trình các điểm còn tranh luận trong bản vẽ — vị trí lối thoát hiểm, kích thước cửa chống cháy, lưu lượng cấp nước, bố trí đầu phun sprinkler, hệ thống hút khói. Nếu đơn vị tư vấn cử người không có chuyên môn sâu hoặc không phải người trực tiếp thiết kế đến làm việc, không thể bảo vệ được phương án — chuyên viên thẩm duyệt yêu cầu sửa, đơn vị tư vấn về sửa theo, lại nộp lại, lại bảo vệ — vòng lặp này có thể kéo dài 2-4 tháng. Nhiều khi cách giải quyết tốt hơn không phải sửa thiết kế mà là viết bản giải trình kỹ thuật rõ ràng, viện dẫn đúng điều khoản QCVN/TCVN — nhưng cần người vừa hiểu thiết kế vừa hiểu khung pháp lý mới làm được.
4. Hồ sơ nghiệm thu PCCC theo Thông tư 37/2025/TT-BCA chuẩn bị thiếu — chậm đưa công trình vào sử dụng
Sau khi thi công xong, công trình phải được nghiệm thu PCCC theo Thông tư 37/2025/TT-BCA trước khi đưa vào sử dụng. Hồ sơ nghiệm thu yêu cầu rất chi tiết: bản vẽ hoàn công có chữ ký của đầy đủ các bên (chủ đầu tư, đơn vị tư vấn thiết kế, đơn vị thi công, đơn vị tư vấn giám sát), biên bản nghiệm thu nội bộ từng hạng mục, chứng nhận hợp quy của tất cả vật tư thiết bị PCCC đã lắp đặt, biên bản thử áp lực đường ống chữa cháy, biên bản chạy thử hệ thống báo cháy tự động và hệ thống chữa cháy tự động, biên bản đào tạo vận hành cho người sử dụng. Đơn vị thi công thiếu kinh nghiệm hoặc thi công lần đầu sau khi có khung pháp lý mới (sau 01/07/2025) thường thiếu một số thành phần — không thu thập đủ chứng từ trong quá trình thi công, không có biên bản nội bộ, không có chữ ký của đủ các bên. Hồ sơ nghiệm thu bị trả về để bổ sung 2-3 lần là phổ biến — mỗi lần trả mất 5-10 ngày, có trường hợp kéo dài 3-6 tháng. Trong khoảng thời gian đó, công trình đã hoàn thiện về vật chất nhưng không được phép đưa vào sử dụng — chủ đầu tư mất doanh thu, mất khách thuê đã ký hợp đồng, mất uy tín thương hiệu.
Phân tích nguyên nhân & hậu quả
Phân cấp thẩm quyền thẩm duyệt thiết kế PCCC giữa Cục Cảnh sát PCCC&CNCH và Phòng Cảnh sát PCCC&CNCH cấp tỉnh được quy định chi tiết trong Phụ lục Nghị định 105/2025/NĐ-CP — căn cứ theo nhóm công trình, quy mô (diện tích sàn, số tầng, số phòng), tổng vốn đầu tư, vùng địa lý đặc thù. Khung phân cấp mới này khác với Nghị định 136/2020 cũ — nhiều công trình trước đây thuộc thẩm quyền cấp tỉnh nay chuyển lên cấp Bộ, hoặc ngược lại. Đơn vị tư vấn thiếu cập nhật văn bản pháp luật mới sẽ áp dụng phân cấp cũ — nộp nhầm cấp ngay từ đầu.
Hồ sơ bị trả về vì "không thuộc thẩm quyền giải quyết" — thông thường mất 7-15 ngày làm việc kể từ ngày nộp đến ngày nhận văn bản trả về. Sau đó, chủ đầu tư phải lấy lại hồ sơ, kiểm tra phân cấp đúng, nộp lại tại cơ quan có thẩm quyền — chậm thêm 15-30 ngày làm việc. Tổng cộng mất 1-2 tháng tiến độ chỉ vì sai cửa nộp.
Thông tư 36/2025/TT-BCA và Thông tư 37/2025/TT-BCA có hiệu lực từ 01/07/2025, thay thế bộ biểu mẫu Thông tư 149/2020/TT-BCA. Biểu mẫu mới có cấu trúc khác, một số nội dung yêu cầu thêm: chứng nhận hợp quy của thiết bị PCCC, hồ sơ năng lực đơn vị tư vấn thiết kế, bản tính toán cụ thể từng hệ thống. Nhiều đơn vị tư vấn thiết kế PCCC chưa cập nhật quy trình lập hồ sơ, vẫn dùng biểu mẫu Thông tư 149/2020 cũ — hồ sơ không đúng định dạng quy định.
Hồ sơ bị trả về để bổ sung — mỗi lần trả về kèm văn bản liệt kê các thiếu sót cụ thể, đơn vị tư vấn về sửa và bổ sung. Mỗi vòng "trả - sửa - nộp lại" mất 30-45 ngày làm việc. Hồ sơ phức tạp hoặc đơn vị tư vấn thiếu kinh nghiệm có thể trải qua 2-3 vòng — kéo dài 3-4 tháng so với hồ sơ chuẩn bị đúng từ đầu.
Thẩm duyệt thiết kế PCCC là quá trình hành chính có tính chuyên môn cao — chuyên viên thẩm duyệt là kỹ sư có chứng chỉ hành nghề, có kinh nghiệm thực tiễn, đã thẩm duyệt nhiều hồ sơ tương tự. Khi có điểm không thống nhất giữa bản vẽ và quy chuẩn, chuyên viên có thể yêu cầu đơn vị tư vấn đến làm việc giải trình. Đơn vị tư vấn cử nhân viên không trực tiếp thiết kế hoặc không có chứng chỉ hành nghề tương đương đến làm việc — không trả lời được câu hỏi kỹ thuật, không trích dẫn được điều khoản quy chuẩn để bảo vệ phương án.
Chuyên viên thẩm duyệt ghi nhận yêu cầu sửa thiết kế. Đơn vị tư vấn về sửa, sửa xong lại nộp lại, lại được mời lên làm việc — vòng lặp kéo dài. Nhiều trường hợp phương án ban đầu đã đúng quy chuẩn nhưng bị buộc sửa vì không được bảo vệ tốt — kết quả cuối cùng là một thiết kế "thoả hiệp" đáp ứng được thẩm duyệt nhưng phát sinh chi phí thi công cao hơn dự toán ban đầu.
Thông tư 37/2025/TT-BCA về nghiệm thu PCCC quy định bộ hồ sơ rất chi tiết — đòi hỏi phải có quy trình thu thập chứng từ trong suốt quá trình thi công: từng đợt nhập vật tư phải có hoá đơn và chứng nhận hợp quy, từng hạng mục thi công phải có biên bản nghiệm thu nội bộ, từng đợt thử hệ thống phải có biên bản. Đơn vị thi công không quen quy trình mới hoặc không có cán bộ phụ trách hồ sơ chuyên trách thường để dồn đến cuối công trình mới làm — lúc đó nhân viên đã rời công trường, không liên hệ được nhà cung cấp vật tư cũ, không có chữ ký của tư vấn giám sát đã thanh lý hợp đồng.
Hồ sơ nghiệm thu bị trả về nhiều lần để bổ sung — mỗi lần mất 5-10 ngày làm việc. Có trường hợp hồ sơ kéo dài 3-6 tháng. Trong thời gian đó công trình không được phép đưa vào sử dụng — với khách sạn, trung tâm thương mại, chung cư, nhà xưởng cho thuê, mỗi tháng chậm tương đương khoản doanh thu lớn bị mất, các hợp đồng thuê đã ký với đối tác có thể bị huỷ hoặc bị phạt do trễ bàn giao mặt bằng.
Giải pháp
Tư vấn xác định cấp thẩm duyệt và lập kế hoạch hồ sơ ngay từ đầu dự án
Bước đầu tiên — trước khi đơn vị tư vấn thiết kế bắt đầu vẽ — là xác định rõ con đường hành chính của dự án. Cụ thể: rà soát đặc điểm công trình (nhóm theo Phụ lục Nghị định 105/2025/NĐ-CP, quy mô, số tầng, diện tích, công năng, mức độ nguy hiểm cháy nổ); đối chiếu với Phụ lục Nghị định 105/2025 và các văn bản hướng dẫn để xác định cấp thẩm duyệt — Cục Cảnh sát PCCC&CNCH (Bộ Công an) hay Phòng Cảnh sát PCCC&CNCH cấp tỉnh; lập danh mục đầy đủ hồ sơ theo Thông tư 36/2025/TT-BCA cho cấp thẩm quyền tương ứng; xây dựng tiến độ rõ ràng — thời điểm nộp hồ sơ thẩm duyệt thiết kế, thời điểm nhận giấy chứng nhận, thời điểm bắt đầu thi công, thời điểm nộp hồ sơ nghiệm thu. Sau bước này, chủ đầu tư có một bản kế hoạch pháp lý rõ ràng — biết chính xác cần chuẩn bị gì, nộp ở đâu, mất bao lâu — không bị bất ngờ ở bất kỳ giai đoạn nào.
Soạn thảo và rà soát đầy đủ hồ sơ theo biểu mẫu Thông tư 36/2025/TT-BCA
Sau khi xác định cấp thẩm duyệt và danh mục hồ sơ, bước tiếp theo là soạn thảo và kiểm tra từng tài liệu: đơn đề nghị thẩm duyệt thiết kế PCCC theo mẫu mới của Thông tư 36/2025/TT-BCA; văn bản chấp thuận chủ trương đầu tư hoặc giấy phép xây dựng (đối chiếu hiệu lực còn hạn, không để hết hạn ngay sau thời điểm nộp); bản sao công chứng giấy phép hành nghề tư vấn thiết kế PCCC của đơn vị tư vấn — kiểm tra hiệu lực còn ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nộp hồ sơ; hồ sơ năng lực đơn vị tư vấn thiết kế kèm danh sách dự án đã thực hiện; bộ bản vẽ thiết kế đầy đủ theo danh mục Thông tư 36/2025; thuyết minh kỹ thuật kèm bản tính toán cấp nước chữa cháy, tính toán hệ thống báo cháy tự động, tính toán hệ thống hút khói; danh mục thiết bị PCCC kèm catalogue và chứng nhận hợp quy. Mỗi tài liệu được rà soát theo checklist riêng — không nộp khi chưa tự kiểm tra đủ. Cách làm này thường loại bỏ được phần lớn rủi ro hồ sơ bị trả về để bổ sung.
Đại diện làm việc với cơ quan thẩm duyệt và bảo vệ phương án thiết kế
Sau khi nộp hồ sơ, không bỏ mặc cho cơ quan tự xử lý mà chủ động theo dõi tiến độ thẩm duyệt: liên hệ với chuyên viên thụ lý hồ sơ qua đầu mối được phân công, cập nhật tiến độ định kỳ, cung cấp bổ sung tài liệu nhanh nếu được yêu cầu. Khi cơ quan thẩm duyệt mời lên làm việc giải trình các điểm tranh luận — cử kỹ sư trực tiếp tham gia thiết kế (có chứng chỉ hành nghề PCCC) cùng chuyên viên pháp lý PCCC đến làm việc, mang theo bản vẽ chi tiết, bản tính toán, viện dẫn rõ điều khoản QCVN 06:2022/BXD và TCVN liên quan để bảo vệ phương án. Trường hợp phương án thiết kế hợp lý nhưng cần điều chỉnh nhỏ để khớp với cách hiểu của chuyên viên thẩm duyệt — đề xuất điều chỉnh tối thiểu, không thay đổi cấu trúc tổng thể. Trường hợp cần phải sửa lớn — đánh giá tác động đến tiến độ và chi phí thi công, báo cáo chủ đầu tư trước khi quyết định. Mục tiêu: nhận được Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế PCCC trong thời gian ngắn nhất với phương án ít thay đổi nhất so với thiết kế ban đầu.
Hỗ trợ chuẩn bị và nộp hồ sơ nghiệm thu PCCC theo Thông tư 37/2025/TT-BCA
Hồ sơ nghiệm thu PCCC không phải làm cuối cùng — đó là quá trình thu thập chứng từ trong suốt giai đoạn thi công. Cụ thể: đầu giai đoạn thi công, lập danh mục chứng từ cần thu thập theo Thông tư 37/2025/TT-BCA và phân công người phụ trách; mỗi đợt nhập vật tư PCCC vào công trường — kiểm tra và lưu trữ ngay hoá đơn, chứng nhận hợp quy, CO/CQ; mỗi hạng mục thi công xong — lập biên bản nghiệm thu nội bộ với đầy đủ chữ ký các bên (chủ đầu tư, tư vấn giám sát, đơn vị thi công); mỗi lần thử hệ thống — biên bản thử áp lực đường ống chữa cháy, biên bản chạy thử hệ thống báo cháy, biên bản chạy thử hệ thống chữa cháy tự động — đầy đủ thông số đo đạc và chữ ký. Cuối giai đoạn thi công, tổng hợp toàn bộ chứng từ thành bộ hồ sơ nghiệm thu hoàn chỉnh, lập bản vẽ hoàn công đối chiếu với thiết kế đã thẩm duyệt — phát hiện sai lệch thì xử lý trước khi nộp. Nộp hồ sơ nghiệm thu cùng văn bản đề nghị nghiệm thu, đại diện làm việc với đoàn nghiệm thu của cơ quan PCCC trong buổi kiểm tra hiện trường — chuẩn bị sẵn các kịch bản vận hành thử để chứng minh hệ thống hoạt động đúng thiết kế.
Trọn gói tư vấn xác định cấp thẩm duyệt — soạn thảo và rà soát hồ sơ theo TT 36/2025/TT-BCA — đại diện làm việc và bảo vệ phương án trước cơ quan thẩm duyệt — chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu theo TT 37/2025/TT-BCA. Đội ngũ kỹ sư có chứng chỉ hành nghề PCCC và chuyên viên pháp lý chuyên trách. Cam kết tiến độ và hỗ trợ đến khi có đầy đủ Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế và Văn bản nghiệm thu PCCC.
Tình huống thực tế
Chủ đầu tư khu nhà xưởng cho thuê tại Bình Dương, tổng diện tích sàn 18.000 m2, gồm 5 nhà xưởng cho 5 doanh nghiệp may mặc thuê. Dự án thuộc thẩm quyền thẩm duyệt của Cục Cảnh sát PCCC&CNCH theo Phụ lục Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Trước đó, chủ đầu tư đã thuê một đơn vị tư vấn thiết kế kiến trúc kèm dịch vụ "trọn gói" có cả phần PCCC — đơn vị này nộp hồ sơ lần đầu lên Phòng Cảnh sát PCCC&CNCH cấp tỉnh (sai cấp), bị trả về sau 14 ngày làm việc. Lần thứ hai nộp lên Cục — bị trả về sau 28 ngày vì thiếu bản tính toán cấp nước chữa cháy theo biểu mẫu mới và hồ sơ năng lực đơn vị tư vấn không đầy đủ. Lần thứ ba nộp lại — bị trả về sau 22 ngày vì giấy phép hành nghề của đơn vị tư vấn đã hết hạn 18 ngày trước thời điểm nộp. Tổng thiệt hại tiến độ: gần 4 tháng. Sau khi thuê đơn vị tư vấn pháp lý PCCC chuyên nghiệp tiếp quản: rà soát phân cấp thẩm quyền (Cục), bổ sung đầy đủ tài liệu theo TT 36/2025/TT-BCA, làm thủ tục gia hạn giấy phép hành nghề, soạn thảo lại đơn đề nghị theo mẫu mới, kiểm tra checklist trước khi nộp. Hồ sơ qua thẩm duyệt sau 22 ngày làm việc kể từ lần nộp — đúng thời hạn quy định. Trong giai đoạn nghiệm thu sau thi công, đơn vị tư vấn pháp lý đã yêu cầu nhà thầu thu thập đầy đủ chứng từ ngay từ đầu — hồ sơ nghiệm thu nộp một lần đạt, công trình được đưa vào vận hành đúng tiến độ ký với khách thuê.
Một chủ đầu tư khách sạn 12 tầng tại Đà Nẵng có tình huống ngược lại — thiết kế và thẩm duyệt PCCC đã hoàn tất tốt, công trình đã thi công xong. Đến giai đoạn nghiệm thu PCCC, đơn vị thi công nộp hồ sơ lần đầu — bị trả về sau 9 ngày làm việc vì thiếu chứng nhận hợp quy của đầu báo khói loại quang điện (đơn vị thi công đã thay loại đầu báo này so với thiết kế ban đầu mà không xin điều chỉnh thiết kế); thiếu biên bản chạy thử hệ thống chữa cháy tự động cho khu vực bếp; bản vẽ hoàn công không có chữ ký của tư vấn giám sát (đơn vị tư vấn giám sát đã thanh lý hợp đồng và rời công trường trước khi lập bản vẽ hoàn công). Đơn vị thi công lúng túng vì không liên hệ được tư vấn giám sát cũ. Chủ đầu tư thuê đơn vị tư vấn pháp lý PCCC tiếp quản: làm việc với đơn vị thi công và nhà cung cấp đầu báo khói để có chứng nhận hợp quy đúng loại; tổ chức lại buổi chạy thử hệ thống chữa cháy bếp và lập biên bản đầy đủ; làm thủ tục mời tư vấn giám sát cũ ký xác nhận bản vẽ hoàn công với chi phí phụ; soạn thảo lại bộ hồ sơ nghiệm thu đầy đủ. Hồ sơ nghiệm thu được chấp thuận sau 11 ngày làm việc kể từ lần nộp lại — khách sạn được đưa vào vận hành chỉ chậm 6 tuần so với kế hoạch ban đầu, kịp đón mùa cao điểm du lịch.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ thẩm duyệt thiết kế và nghiệm thu PCCC là hai nút thắt hành chính lớn nhất quyết định tiến độ đưa công trình vào sử dụng. Khung pháp lý mới có hiệu lực từ 01/07/2025 — Luật 55/2024/QH15, Nghị định 105/2025/NĐ-CP, Thông tư 36+37/2025/TT-BCA — thay đổi căn bản phân cấp thẩm quyền và biểu mẫu hồ sơ. Đội ngũ tư vấn pháp lý PCCC chuyên trách giúp chủ đầu tư đi đúng cấp thẩm quyền, chuẩn bị đúng biểu mẫu, bảo vệ tốt phương án trước Hội đồng thẩm duyệt và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nghiệm thu. Đặt lịch tư vấn miễn phí để chuyên viên rà soát hiện trạng dự án và đề xuất kế hoạch pháp lý tối ưu theo khung pháp lý mới.
Nhận tư vấn hồ sơ thẩm định PCCC miễn phí
Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí, không ràng buộc.